劳动文件管理：每位员工档案中企业必须保存的10份文件
检查、举证责任与企业风险
一家有25名员工的公司收到通知：劳动监察局（DT）将开展检查。原因是一名前员工的投诉。检查员要求查阅员工档案。公司交上了杂乱无序的文件夹：未签的合同、不完整的工资记录，还没有安全事项告知义务（ODI）记录。结果：被处以数百万比索的罚款。
在智利劳动法中，存在一项有利于劳动者的基本法律推定：如果雇主没有法律要求其保存的文件，将依法推定劳动者所主张的事实为真（例如依据《劳动法典》第9条适用）。举证责任由公司承担。光是做对事还不够，你还必须留下书面证明。
在法院上，逻辑也是一样。如果劳动者主张未收到某项付款或未接受过培训，雇主缺乏书面证据就等同于因"证据缺失"而败诉。
作为你的外部总法律顾问，Cubillos Lama 如何帮助你？ 文件预防是我们OGC服务的核心支柱之一。我们帮助你了解公司因文件缺失而面临的风险，根据你的实际运营情况确定关键领域的优先顺序，并制定行动计划，以便在检查或诉讼到来之前做好准备。
每份档案中不可或缺的10份核心文件
以下按重要性和法律风险排序，是你的人事档案中不可缺失的文件与凭证：
1. 已签的劳动合同
劳动合同具有合意性，即仅凭双方达成一致即可成立。但是，《劳动法典》第9条要求雇主在1是15天内（若工作或项目期限不足30天，则为5天内）将其形成书面形式。 如果劳动者拒绝签签署，该文件必须提交至劳动监察局。如果公司没有已签的合同，将面临罚款（1到5个月度税务单位UTM），并且劳动者所主张的条款将依法被推定为真。 注：根据21,327号法律的规定，现在必须在"Mi DT"门户的电子劳动登记系统（REL）中上传该文件，这已成为法定义务。
2. 合同附录与更新（峗位、薪酬、工作时间）
对原始条件的任何修改，都必须通过注明日期并由双方签署的附录以书面形式记录。
- 薪酬： 《劳动法典》第11条要求至少每年在合同或附录中更新一次薪酬。
- 峗位/服务性质： 第10条第3款要求明确服务性质。若劳动者变换峗位，需要相应的附录。
3. 出勤记录与工作时间确定
尽管这是一项持续性记录，但它是任何检查中的"零号文件"。《劳动法典》第33条要求雇主保持出勤管理系统（纸质登记册或电子系统）。 随着劳动监察局近期的修订（第38/2024号决议），电子系统必须符合严格的认证标准。没有这份记录，雇主将无法对动辄数百万的加班费或迟到扣款索赔进行有效辩护。
4. 内部规章交付证明
《劳动法典》第153条要求所有有10名及以上常聘员工的公司必须制定《秩序、卫生与安全内部规章》（RIOHS）。但即使公司只有1名员工，《16,744号法律》也要求制定内部卫生与安全规章（RIHS）。 档案中必须包含一份收据（纸质或电子签署），注明收到该规章副本的日期。
5. 卡林法案（Karin Law）预防协议交付证明
21,643号法律（卡林法案）要求所有公司都必须制定针对性骚扰、职场骚扰和工作场所暴力的预防协议。在有10名及以上员工的公司中，该协议被纳入RIOHS（第154条第12款）。在规模较小的公司中，必须在签署劳动合同时强制交付（第154条之二）。该文件的签收凭证，是公司应对劳动保护诉讼和精神损害赔偿索赔的第一道防线。
6. "知情权"（ODI）记录与培训记录
第40号最高法令规定了"告知义务"（ODI）即知情权。劳动者必须在入职第一天签署一份记录，确认其已被告知与其职责相关的固有风险及预防方法。此外，还必须保存卫生与安全联合委员会（员工人数达25人以上强制设立）的培训记录。一旦发生严重或致命工伤事故，缺失ODI将被推定雇主存在过错（民事与刑事责任）。
7. 已签的工资单与电子工资登记册（LRE）
工资单必须详列法定支付与扣减项。必须每月签署（劳动监察局允许依法使用电子签名）。
8. 年假记录
《劳动法典》第67条规定劳动者享有15个工作日的年休假（麦哲伦或艾森等极端地区为20天）。此外，第68条规定了"递增休假"（根据工龄增加的额外天数）。档案中必须包含注明起止日期并正式签署的"休假证明"。
9. 加班协议
《劳动法典》第32条规定，加班只能为应对"临时需求或情况"而约定，必须以书面形式签订，最长有效期为3个月。法定上限为每日不超过2小时加班（第31条）。 更新（21,561号法律—40小时工作制）： 如今，双方可以书面约定以额外休假天数（每年最多5天）补偿加班时间，而非按、50%的加班费支付。如果没有书面协议，即使已支付加班费，劳动监察局仍将处以罚款。
10. 远程工作与工作生活平衡协议（21,220号与21,645号法律）
如果劳动者远程工作，必须有一份附录规定：工作地点、公司提供设备/承担费用的方式，以及断连权的保障（至少12小时连续）。 此外，根据21,645号法律（工作与生活平衡法），14岁以下儿童或重度/中度依赖人士的照护者享有优先申请远程工作的权利，该权利应在员工档案中妥善记录。
作为你的外部总法律顾问，Cubillos Lama 如何帮助你？ 我们审查你的合同、附录及劳动文件，确保每位员工的档案完整并符合现行法规。我们起草缺失的文件——合同、远程工作附录、加班协议、卡林法案协议——并使其适应你公司的实际情况。此外，我们会持续为你更新法规变化，确保你不会被打个措手不及。
文件管理混乱的后果
- 行政罚款： 根据《劳动法典》第506条，罚款严格根据公司规模分级：
- 法律推定与诉讼败诉： 在缺乏合同或工资记录的情况下，法院将适用有利于劳动者的真实性推定。
- 解雇无效（布斯托斯法）： 因文件管理混乱导致社保缴费未按时支付，将触发《劳动法典》第162条的适用。解雇将被判定无效，公司必须持续支付月薪，直至其规范化并在法院确认相关债务。
作为你的外部总法律顾问，Cubillos Lama 如何帮助你？ 如果你已面临检查或劳动诉讼，我们将陪伴你应对：评估你的真实风险敞口，准备辩护文件，并代表你出席劳动监察局或法庭程序。如果你尚未遇到这种情况，那更好——我们将与你合作，确保这些后果永远不会发生。
如何实现专业化管理
现代文件管理需要混合或100%经授权的数字化流程：
- 电子劳动登记系统（REL）管理： 请记住，根据21,327号法律的规定，现在必须以电子方式向劳动监察局登记：劳动合同、附录、劳动关系终止文件，以及电子工资登记册（LRE）。
- 经认证的数字档案： 使用符合劳动监察局判例要求的电子签名平台，确保拥有一个不可篡改的数字文件夹，并自动将副本发送至员工的个人邮箱。
- 季度劳动合规审计： 人力资源部门应每季度使用此清单进行交叉核对，发出"红色预警"（例如未签的ODI、缺失的工资记录）。在劳动法领域，文件预防是最经济、最有效的防御策略。
作为你的外部总法律顾问，Cubillos Lama 如何帮助你？ 作为我们OGC服务的一部分，我们定期开展劳动合规审计：审查档案、识别文件缺口，并提供优先级排序的整改计划。由于了解你的公司和运营情况，我们能够预见你所在行业特有的风险，确保你的文件管理始终保持最新状态——而不仅仅是在检查临近时才采取行动。