没有赢家的两难局面
你是一家成长型公司的管理者。两种情景：
情景A： 每份合同在签署前都要经过你审核。结果：管控更强，但审核和签署出现延迟，团队感到沮丧，供应商或客户因等待而失去耐心，机会因此流失。瓶颈由此形成。
情景B： 你将签署权下放给团队，且不经法律审查。结果：合同内容与客户/供应商实际商定的条款不符，对方在你未察觉的情况下转移成本与责任，出现此前未经约定的长期承诺。混乱与更高风险由此产生。
大多数成长型公司都在这两种极端之间摇摆。能拥有真正行之有效的中间流程的公司少之又少。
法定授权 vs. 内部政策
这是最容易混淆的一点。
授权书（或委托）是一种法律文件，授权某人代表你或你的公司在第三方面前行事（签署合同、开设账户、购买财产）。
合同政策则是规范公司内部流程的制度，例如根据合同的类型、金额和风险来确定谁审查、谁批准、谁签署。它是一种公司治理机制，而非法律行为本身。
两者你都需要。授权书赋予法定权力，而政策确保这种权力被审慎地行使。
没有政策会发生什么：
- 有权签署的人随意签署任何文件。
- 决策没有留下记录。
- 风险被分散，却无法被衡量。
- 一旦发生纠纷，没有人知道是谁决定了什么。
框架：按层级设置审批政策
以下是一个示例模型。具体金额应根据你公司的实际情况进行调整。
第一层：低风险（低于X UF）
适用范围： 标准合同，法律风险低，金额低于X UF（根据你的营收情况调整——例如 50 UF）。
示例：互联网服务、标准条款的办公室租赁、与常规客户签订的标准服务合同、低风险供应商。
审批人： 法务审查 + 业务部门负责人（商务经理、运营经理等，视情况而定）。
最长期限： 3个工作日。
所需文件： 简单申请、已审查的合同（相对标准模板无实质性修改）。
第二层：中等风险（X-Y UF 或含非常规条款）
适用范围： 金额超过X UF或含有非标准条款（排他性、特殊罚则、知识产权转让、雇佣限制）的合同。示例：附加担保的租赁、与重要客户签订的合同、特殊雇佣合同、含有特定保密条款的咨询合同。
审批人： 法务审查 + 负责业务部门负责人批准 + 总经理。
最长期限： 7个工作日。
所需文件： 附商业理由说明的申请、含法律风险分析的合同、必要时的修改建议。
第三层：高风险（高于Y UF 或性质复杂）
适用范围： 并购合同、融资合同、长期承诺、具有重大劳动风险的合同、公司结构变动、政府合同、重大知识产权转让。
审批人： 法务审查 + 负责业务部门负责人批准 + 总经理 + 董事会。
最长期限： 15个工作日（可根据复杂程度延领）。
所需文件： 正式申请、详细法律分析、风险备忘录、缓解方案建议、董事会授权决议。
如何不增加繁琐流程地落地实施
流程本身很简单，难点在于如何传达并保持一致执行。
第一步——申请： 需要签订合同的人提交一份简单的申请（可以是邮件或表单），内容包括：何事、与谁、金额、目的、期限。
第二步——分类： 流程负责人判断该合同属于哪一层级，并自动路由给相应负责人。
第三步——审查： 根据所属层级，进行法务审查和风险评估。
第四步——批准： 相应的审批人放行，或要求修改。
第五步——签署： 完成签署后存档于统一文件夹，并记录签署人、签署时间及原因。
最长期限：
- 第一层：3天（超过则升级处理）。
- 第二层：7天。
- 第三层：15天（视复杂程度而定）。
签署前检查清单
任何人签署之前，请确认：
- 签署人是否拥有相应授权？
- 合同是否已按正确层级获得批准？
- 法律风险是否已识别并得到缓解？
- 各方信息是否正确？（名称、代表人、地址）
- 日期信息是否完整？
- 批准过程是否已记录？
- 是否留有存档副本？
- 如适用，是否已通知财务/合规部门？
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设计一套审批政策只是第一步。要让它真正发挥作用，你还需要为合同的起草、谈判和管理制定清晰、适合你公司的流程。
在Cubillos Lama，我们帮助成长型公司实现合同管理的专业化——从制定合同模板和审批流程，到对现有合同进行定期审查。
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